Waarom een inkoop portaal?

Purchase order advice in Exact Online

In het kort

Vanuit de verwachte voorraad van uw Exact Online voorraadadministratie zet u eenvoudig offerteaanvragen (tenders) uit en presenteert u deze op uw +Purchase Portal.
Uw leveranciers kunnen op deze aanvragen bieden en u informeren over hun prijs, levertijd en aantal leverbare artikelen.
U selecteert het beste bod en laat daarvan direct een inkooporder in Exact Online genereren.

Het vraagstuk

Exact Online biedt een besteladvies, maar u moet zelf kunnen beslissen welke leverancier de opdracht krijgt. Vanuit het besteladvies kunt u in Exact Online kiezen voor de hoofdleverancier, de goedkoopste leverancier of de leverancier met de kortste levertijd.

Maar hoe bepaalt u welke keuze de beste is?

  • Prijzen, levertijden en leverbare aantallen kunnen variëren.
  • Inkoopgegevens in Exact zijn nooit echt up-to-date, omdat de leveranciers geen toegang hebben tot uw Exact administratie.

U kunt elke leverancier bellen en een offerte aanvragen. De leveranciers sturen u dan hun voorstellen en nadat u alle reacties hebt ontvangen, zou u deze vergelijken om het best passende voorstel te selecteren.

Dashboard aanvraagregelsVervolgens moet u de geselecteerde leverancier informeren over uw keus en de overige leveranciers een afwijzing sturen.

Tenslotte zou u het gekozen voorstel handmatig overnemen in de inkoopopdracht in Exact Online, wat tijd kost en zonder twijfel worden daarbij soms invoerfouten gemaakt.

De oplossing

Ketenintegratie is de logische oplossing om de inzet van tijd en inzet voor inkoop te optimaliseren: betrek uw leveranciers direct in het inkoopproces. Met de +Purchase Portal kunt u verwachte voorraadtekorten en behoeften van uw klanten promoveren tot nieuwe ‘Offerteaanvragen’ of aanbestedingen.

Uw leveranciers kunnen onmiddellijk reageren door middel van een gestandaardiseerd webformulier, waarin zij hun prijzen, levertijden en leverbare aantallen noteren. Als u wilt kan het systeem de goedgekeurde leveranciers automatisch informeren over nieuwe aanvragen, waarvoor zij nieuwe voorstellen mogen indienen.

Deze voorstellen worden aan u gepresenteerd in één lijst, waaruit u eenvoudig het beste voorstel kunt selecteren.

Voorstellen vergelijken

Het systeem informeert automatisch de geselecteerde leverancier over de acceptatie van zijn voorstel en de overige leveranciers over de afwijzing van hun voorstellen.

Bestelling genererenHet geaccepteerde voorstel kan direct tot inkooporder gepromoveerd worden in Exact Online of u kunt het eerst door een interne inkoopmanager laten controleren. In ieder geval worden de prijzen, levertijden en aantallen die door de leverancier zijn opgegeven, zonder handwerk overgenomen in de inkooporder.

Naast dit alles biedt de +Purchase Portal een scala aan communicatiemogelijkheden, die gekoppeld kunnen worden aan offerteaanvragen, voorstellen, relaties, contactpersonen en meer. Bijvoorbeeld bijlagen, vragen en todo’s.

Samengevat

  1. Maak offerteaanvragen om alle goedgekeurde leveranciers te informeren over uw materiaalbehoefte. U hoeft offerteaanvragen niet meer een voor een uit te sturen.
  1. Vergelijk de voorstellen van uw leveranciers. Overzichtelijk bij elkaar in één scherm.
  1. Selecteer het voorstel dat het best bij de behoefte past, qua prijs, aantal en levertijd. Heel eenvoudig!
  1. Genereer de inkooporder in Exact Online met maar één muisklik. Geen handmatig invoerwerk meer.

USP’s

  • Ketenintegratie,
  • Gebaseerd op verwachte voorraad in Exact Online; reageer onmiddellijk op verwachte tekorten,
  • Offerteaanvragen voor alle goedgekeurde leveranciers versturen met één handeling,
  • Leveranciers hebben 24 uur per dag toegang om hun voorstellen in te dienen,
  • Eenvoudig vergelijken van leveringsvoorstellen, u kiest de beste combinatie van prijs, levertijd en aantal
  • Automatische informatie over acceptatie en afwijzing,
  • Automatisch genereren van inkooporders,
  • Gebruikers hebben geen Exact Online licentie nodig om relatiekaarten, artikelkaarten en voorraadposities te bekijken en ook niet voor het aanmaken van inkooporders,
  • Uitgebreid werkstroom systeem voor todo’s, vragenregistraties en bijlagen,
  • LEAN!

    Proces +MT Support +Purchase Portal

    Processchema